Gestión Administrativa

2009-07-23T11:05:00.004-05:00

Jefe de A.G.A. -

ESTRUCTURA ORGANICA:

Jefe del Área.
Contador I.
Tesorero I.
Especialista Administrativo I – Personal.
Especialista Administrativo I – Abastecimiento.
Especialista Administrativo I – Control de Bienes Patrimoniales.
Técnico Administrativo I - Almacén.
Técnico Administrativo I – Planillas.
Técnico Administrativo I – Tesorería.
Técnico Administrativo I – Proyectos y Escalafón.
Secretaria I.
Trabajador de Servicio.

6.3.1. DEL JEFE DEL AREA DE ADMINISTRACIÓN, INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO.
Depende de la Dirección UGEL-Huarmey

Funciones:

Planifica, organiza, dirige, coordina, controla y evalúa las actividades que desarrolla el Área (según D.S. Nº 015-2002-ED).
Dirige, coordina y controla las acciones correspondientes a los Sistemas Administrativos de Personal, Contabilidad, Tesorería y Abastecimientos, así como los correspondientes a los transportes y servicios auxiliares.
Coordina con el Área de Gestión Institucional la Formulación del Presupuesto de bienes y servicios. Así como los respectivos Calendarios de Compromisos.
Revisa y firma los informes de ejecución presupuestaría y sus propuestas de modificación, los calendarios de pagos, las solicitudes de giro, la relación de retenciones, la relación de cheques anulados, los compromisos de pago, los cheques y las constancias de pago de remuneraciones.
Revisa y refrenda, el Cuadro de Adquisiciones y de Suministros, así como el Inventario de Bienes, Muebles e Inmuebles.
Dispone y visa la formulación de Proyectos de Resolución, sobre asuntos de los Sistemas Administrativos a su cargo.
Verifica las conciliaciones bancarias.
Participa en las Comisiones de Licitación Pública y Concurso Público de precios y adquisiciones directas.
Participa en el Directorio del SUB-CAFAE.
Coordina la distribución de recursos, bienes y servicios a las Instituciones Educativas.
Visa las planillas de haberes.
Organiza e implementa las acciones de seguridad, mantenimiento y conservación de las instalaciones, equipos y materiales de la Sede de la UGEL-Huarmey.
Asesora a la Dirección de la UGEL y otras áreas en asuntos específicos de su competencia.
Realiza otras funciones a fines que le asigne la dirección UGEL.

Perfil

Título Profesional de Administrador, Contador y/o profesional que tenga estudios relacionado con la especialidad.
Tener perfeccionamiento en Administración Pública y/o Privada, manejo de Sistemas Informaticos y Capacitación especializada en el campo de su competencia.
Amplia experiencia en la conducción de programas relacionada con la especialidad, en la conducción de desarrollo de personal y haber desempeñado cargos directivos en administración pública.
Tener aptitudes y manejo de enfoque de planificación y organización, capacidad para interrelacionarse con instituciones locales, conciliación de conflictos, manejo de los sistemas administrativos: Presupuesto, sistema Integrado de Administración Financieras, Informática y Personal; enfoque intersectorial y multidisciplinario para la solución de los problemas educativos y sociales.

6.3.2. DEL ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I – PERSONAL
Depende del Jefe del Área de Administración, Infraestructura y Equipamiento.

Funciones:

Dirigir, coordinar, orientar y supervisar las acciones del sistema de Personal, que se realizan en las Instituciones Educativas, así como en la UGEL.
Elaborar informes, decretos, resoluciones y otros documentos análogos, sobre acciones de personal.
Recepcionar y visar los expedientes, proyectos y trascripción de resoluciones del Sistema de Personal que se procesan en el Área.
Revisa y firma Constancias Escalafonarias, órdenes de pagos, constancias de bonificaciones, beneficios y descuentos por distintos conceptos.
Organizar e implementar propuestas de racionalización de personal en coordinación con el Área de Gestión Institucional
Preparar el rol de vacaciones, controlando su cumplimiento.
Participar en la Comisión de Procesos Administrativos y Disciplinarios así como en las de selección de personal, capacitación, reasignaciones, contratos, bienestar y otras relacionadas al sistema de Personal.
Programar, coordinar, ejecutar y evaluar, las acciones de capacitación y actualización del Personal Directivo y Administrativos de las Instituciones Educativas y de la UGEL.
Controlar la asistencia y puntualidad del personal de la Sede de la UGEL.
Absolver consultas y asesorar a los directores de las Instituciones Educativas del ámbito jurisdiccional de la UGEL.
Organizar, dirigir y controlar el Proceso de Registro de las Fichas Escalafonarias y mantener actualizado el Archivo de las Carpetas Personales del Personal de las instituciones educativas de la Sede de la UGEL.
Participar, supervisar y coordinar la elaboración de normas, reglamentos, directivas y otros relacionados con su especialidad.
Analizar y proponer las acciones de movimiento de personal, en concordancia con los dispositivos legales vigentes.
Supervisar y brindar asistencia técnica sobre procedimientos técnicos de personal a las Instituciones Educativas así como de la UGEL, proponiendo mejoras en la administración de personal.
Analizar expedientes, proyectos resoluciones y emitir informes técnicos, sobre movimiento de personal.
Formular y mantener actualizado el Cuadro de Asignación de Personal de las Instituciones Educativas y de la UGEL.
Proyectar resoluciones de acuerdo a requerimientos y conforme a dispositivos legales vigentes.
Participar en el desarrollo de asesoramiento y supervisión de los procedimientos técnicos que sean de aplicación en las Instituciones Educativas.
Mantener actualizado el control de licencias del personal docente y administrativo.
Organizar y mantener actualizado los archivos de proyectos de las resoluciones así como los dispositivos legales sobre asuntos relacionados con la administración de personal.
Realiza otras funciones afines que le encargue el Jefe del Área de Gestión Administrativa.

Perfil

Título Profesional que incluya estudios relacionados con la especialidad y/o experiencia en labores de la especialidad.
Experiencia en conocimiento de los sistemas administrativos, conducción de personal, conducción de programas de la especialidad y conocimiento de sistema informáticos.
Capacidad de organización, sentido de orden, observación, coordinación y análisis de diferentes elementos para integrarlos como un todo armónico, aptitud para las tareas administrativas, fluidez verbal, iniciativa e independencia de juicio.

6.3.3. DEL TECNICO ADMINISTRATIVO I – PLANILLAS
Depende del Especialista Administrativo I

Funciones:

Efectuar los cálculos mensuales para el procedimiento de las planillas de pagos ejecutando las resoluciones por diversos conceptos como bonificaciones, beneficios, cambios de nivel, contratos, nombramientos, encargos, etc.
Depurar, mantener actualizadas las planillas de pagos de remuneraciones del personal activo y cesante.
Programación de Planillas del Personal Activos y Cesantes.
Digitación de Planillas en el Sistema Único de Pago (SUP).
Ingresar en forma mensual descuento de terceros según convenidos firmados con la institución.
Procesar las planillas de pagos del personal activo y cesante de la Unidad Ejecutora (Huarmey).
Preparar la información y participar en coordinación con el Área de Gestión Institucional en la elaboración del Calendario de Compromisos, para requerimientos ante el Gobierno Regional.
Controlar el número de plazas presupuestadas y pagadas a nivel de Instituciones Educativas y UGEL coordinando con el Área de Gestión Institucional.
Emisión de Archivo para Interfase Bancario – SIAF.
Efectuar descuentos por casilleros (campos) según convenio.
Emitir los siguientes reportes:
Resumen de Planilla de remuneraciones de personal activo y cesante.
Cheques de Pago de Remuneraciones.
Resumen de Planillas de utilidades (descuento por terceros).
Boletas de Pagos.
Ceses de Pagos
Pases de UGEL
Realizar cálculos de bonificaciones, subsidios y otros beneficios.
Gestión y orientación a los Usuarios para la Adquisición de tarjetas MULTIRED.
Elaborar documentos referentes a Base de Datos para convenios con el Banco de la Nación para el uso del MULTIRED
Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Jefe del Área.

Perfil

Profesional Técnico Superior o estudios universitarios no concluidos (VI ciclo) en carrera relacionada con la especialidad y/o área en que se desarrolla (Planillas)
Tener perfeccionamiento en Administración Pública y/o Privada, manejo de Sistemas Informaticos y Capacitación especializada en el campo de su competencia.
Amplia experiencia en la conducción de programas relacionada con la especialidad, en la conducción de desarrollo de personal.
Tener aptitudes y manejo de enfoque de planificación y organización, capacidad para interrelacionarse con instituciones locales, conciliación de conflictos, manejo de los sistemas administrativos: Presupuesto, sistema Integrado de Administración Financieras, Informática y Personal; enfoque intersectorial y multidisciplinario para la solución de los problemas educativos y sociales.

6.3.4. DEL TECNICO ADMINISTRATIVO I – PROYECTOS Y ESCALAFON
Depende del Especialista Administrativo I

Funciones:

Organiza, dirige, verifica y controla el proceso de actualización de las fichas Escalafonarias y Carpetas Personales de los Servidores de las Instituciones Educativas UGEL-Huarmey; ordenadas por el número alfabético y vela por su conservación.
Verificar y firmar los informes escalafonarios que son emitidos para el otorgamiento de beneficios, bonificaciones y otros conceptos.
Informa mensualmente del personal que cumple 05, 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40 años de servicios oficiales, para el otorgamiento de las correspondientes bonificaciones personales u otros beneficios que beneficien a los servidores de las Instituciones Educativas.
Elaborar Proyectos de resoluciones para el otorgamiento de bonificaciones, beneficios, subsidios, devengados y determinación del tiempo de servicios.
Efectuar el descargo de legajos de personal.
Realiza la apertura y reapertura de Fichas Escalafonarias y llevar a cabo su actualización.
Remite Informe Técnico al Jefe del Área con copia al Órgano de Auditoria Interna de las resoluciones de personal que transgredan los dispositivos legales vigentes.
Elabora, anualmente, el Cuadro de Previsión para beneficios sociales.
Registrar y mantener correctamente ordenados y archivados las carpetas de personal.
Efectuar la depuración de fichas y carpetas personales.
Organizar, ejecutar y evaluar el Kardex de las carpetas personales, manteniéndolas actualizadas.
Elaborar informes escalafonarios y digitar proyectos de resoluciones y otros documentos relacionados con el escalafón de personal.
Lleva el archivo de su competencia.
Realiza otras funciones afines al cargo que le asigne el Jefe del Área.

Perfil

Profesional Técnico Superior o estudios universitarios no concluidos (VI ciclo ) en carrera relacionado con la especialidad y/o Área en la que se desarrolla.(Personal, Contabilidad, Abastecimiento, Tramite Documentario)
Tener perfeccionamiento en Administración Pública y/o Privada, manejo de Sistemas Informaticos y Capacitación especializada en el campo de su competencia.
Amplia experiencia en la conducción de programas relacionada con la especialidad, en la conducción de desarrollo de personal.
Tener aptitudes y manejo de enfoque de planificación y organización, capacidad para interrelacionarse con instituciones locales, conciliación de conflictos, manejo de los sistemas administrativos: Presupuesto, sistema Integrado de Administración Financieras, Informática y Personal; enfoque intersectorial y multidisciplinario para la solución de los problemas educativos y sociales.

6.3.5. DEL ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I – ABASTECIMIENTO:
Depende del Jefe del Área

Funciones:

Dirigir y coordinar la formulación, consolidación y reajustes de los Cuadros de Necesidades de las Instituciones Educativas de la UGEL-Huarmey.
Revisar, firmar y tramitar las solicitudes de cotización, cuadro comparativo de cotizaciones, ordenes de compra, guías de internamiento, pedidos, comprobante de salidas, órdenes de servicios y otros relacionados a su área.
Formular los presupuestos de compras y el calendario de entrega.
Revisar y controlar la calidad de bienes que se adquiera.
Participar en las comisiones de licitación pública y de concursos de precios para adquirir bienes muebles y otros que se asigne.
Mantener actualizado el registro de proveedores, bienes y servicios de la Sede Institucional.
Mantener actualizado el inventario de bienes muebles e inmuebles y equipos de las Instituciones Educativas de la Unidad de Gestión Educativa Huarmey.
Supervisar y asesorar a las Instituciones Educativas de la UGEL-Huarmey, en asuntos relacionados con el Sistema de Abastecimiento.
Controlar las entradas y salidas de los vehículos dando cuenta al Jefe del Área.
Visar la documentación administrativa contable que se genera en el Sistema de Abastecimiento.
Efectuar la entrega de los artículos de acuerdo al calendario correspondiente.
Formular la ampliación del Calendario de Compromisos de Bienes y Servicios.
Llevar el control y realizar los ajustes que fueran necesarios como consecuencia de la ejecución del presupuesto de compras.
Preparar el inventario físico de las existencias y notas de entradas a almacén.
Emitir informes para dar de baja los materiales y equipos de oficina en desuso.
Elaborar la conciliación de las remesas de bienes recibidos.
Verificar la conformidad de las facturas para su cancelación.
Realizar la fase de compromiso de la Genérica 03: Bienes y Servicios, teniendo en cuenta las metas de atención
Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Jefe del Área.

Perfil

Profesional en la carrera relacionada con la especialidad (Personal, Contabilidad, Abastecimiento)
Tener perfeccionamiento en Administración Pública y/o Privada, manejo de Sistemas Informaticos y Capacitación especializada en el campo de su competencia.
Amplia experiencia en la conducción de programas relacionada con la especialidad, en la conducción de desarrollo de personal y haber desempeñado cargos a fines en administración pública.
Tener aptitudes y manejo de enfoque de planificación y organización, capacidad para interrelacionarse con instituciones locales, conciliación de conflictos, manejo de los sistemas administrativos: Presupuesto, sistema Integrado de Administración Financieras, Informática y Personal; enfoque intersectorial y multidisciplinario para la solución de los problemas educativos y sociales.

6.3.6. ESPECIALISTA EN CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES
Depende del Jefe de Área.

Funciones:

Coordinar y ejecutar la realización de inventarios físicos, así como la actualización del registro y codificación de bienes patrimoniales.
Participar como integrante del comité de Gestión Patrimonial, como asesor técnico en el Comité de Altas, bajas y enajenaciones de Bienes Muebles,y como supervisor y/o ejecutor en la comisión de inventarios y en el saneamiento de los bienes muebles e inmuebles.
Proponer controles internos para el buen uso de los bienes.
Supervisar el registro de bienes asignados por usuarios y áreas.
Efectuar el control de altas, bajas y transferencias de bienes patrimoniales de activo fijo.
Supervisar la verificación física de los bienes del activo fijo y proponer las condiciones para su utilidad en las bajas y altas de los mismos
Formular y presentar al Jefe de Administración los informes sobre la gestión patrimonial de los bienes de la institución.
Elaborar el informe mensual y anual de activos fijos y elevarlo para su contabilización en los estados financieros de la institución.
Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignados por el Jefe de Administración.

Perfil

Título profesional de Contador, Economista o Administrador de Empresas.
Capacitación especializada en el Área debidamente acreditado.
Experiencia en actividades variadas de contabilidad, supervisión y evaluación del sistema contable y la ejecución presupuestal y conocimiento de sistemas informáticos.
Aptitud de capacidad organizativa, analítica, de razonamiento numérico, memoria visual, concentración, habilidad para percibir detalles importantes, capacidad ejecutiva y responsabilidad.

6.3.7. DEL TECNICO ADMINISTRATIVO - I (ALMACEN)
Depende del Jefe del Área

Funciones:

Recepción, registro y archivo de expedientes de requerimientos de las Instituciones Educativas de la jurisdicción de la UGEL .de Huarmey.
Elaboración de ordenes de compra y ordenes de servicios (servicios básicos, servicios de terceros, infraestructura y otros)
Atención de requerimientos a las Instituciones Educativas y Áreas de la UGEL .de Huarmey, mediante los pedidos con sus comprobantes de salida.
Registro y actualización permanente de proveedores a nivel de la UGEL .Huarmey.
Registrar y mantener actualizado las tarjetas de control visible de artículos almacenados e informar sobre la existencia física de los bienes del almacén.
Preparar el inventario físico de las existencias y notas de entradas a almacén.
Emitir informes para dar de baja los materiales y equipos de oficina en desuso.
Recepcionar, verificar, clasificar y almacenar los artículos de acuerdo a las especificaciones de las órdenes de compra y notas de entrada de almacenamiento.
Elaborar la conciliación de las remesas de bienes recibidos.
Verificar la conformidad de las facturas para su cancelación.
Otras funciones que le encargue su jefe inmediato superior o el jefe del área.

Perfil

Profesional Técnico Superior o estudios universitarios no concluidos (VI ciclo) en carrera relacionado con la especialidad y/o Área en la que se desarrolla. (Contabilidad, Almacén, Trámite Documentario).
Tener aptitudes y manejo de enfoque de planificación y organización, capacidad para interrelacionarse con instituciones locales, conciliación de conflictos, manejo de los sistemas administrativos: Presupuesto, sistema Integrado de Administración Financieras, Informática y Personal; enfoque intersectorial y multidisciplinario para la solución de los problemas educativos y sociales.

6.3.8. DEL CONTADOR I
Depende del Jefe del Área

Funciones:

Registro Contable en Sistema integrado de Administración Financiera
Coordinar con los Jefes de las Áreas sobre programación de labores y ejecución presupuestaria.
Revisar y firmar los anexos y formatos presupuestarios.
Visar los comprobantes de pago previa revisión de la documentación sustentatoria.
Revisar y firmar las operaciones contables provenientes de las Instituciones Educativas por ingresos propios.
Revisar y firmar la conciliación bancaria y el informe mensual del gasto.
Registrar y mantener actualizados los libros y registros contables de la Institución.
Brindar apoyo y asesoramiento en el manejo de información contable a las Instituciones Educativas.
Realiza mensualmente el arqueo de caja y de cheques en cartera.
Elaborar los estados financieros y sus anexos respectivos y firmar
Realizar la fase de devengado y elabora la hoja de control contable
Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Jefe del Área.

Perfil

Titulo profesional de Contador Público Colegiado
Capacitación especializada en el Área debidamente acreditado.
Experiencia en actividades variadas de contabilidad, supervisión y evaluación del sistema contable y la ejecución presupuestal y algún conocimiento de sistemas informáticos.
Aptitud de capacidad organizativa, analítica, de razonamiento numérico, memoria visual, concentración, habilidad para percibir detalles importantes, capacidad ejecutiva y responsabilidad.

6.3.9. DEL TESORERO I
Depende del Jefe del Área

Funciones:

Revisar y firmar los documentos referentes a relación de giros, retenciones, cheques anulados, comprobantes de pago, constancias de pago y conciliaciones bancarias.
Registrar y controlar la información del sistema a su cargo, en el Software : Sistema de Administración Financiera, sector publico SIAF-SP
Participar en la elaboración del calendario de pagos y solicitud de giros.
Controlar el movimiento del Fondo para Pagos en Efectivo, y fondo fijo para caja chica, de acuerdo a las normas establecidas.
Girar cheques de bienes y servicios, encargos, bienes de capital, devoluciones y otras obligaciones.
Visar los cheques de descuentos judiciales para ser remitidos a su destino.
Elaborar el cuadro de compromisos pendientes.
Revisar y controlar las acciones y documentación que ingresan a Tesorería velando el estricto cumplimiento de la normatividad legal y vigente.
Efectuar la conciliación bancaria de las cuentas del Tesoro Público, remuneraciones, transferencias, cuentas corrientes, pensiones, bienes y servicios.
Elaborar el Proyecto de Resolución para la aprobación del Texto Único de Tasas de la UGEL
Realiza la fase de girado de Bienes y Servicios.
Realiza la interfase en el pago de bonificaciones y remuneraciones
Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Jefe del Área.

Perfil

Titulo de Contador Público Colegiado
Amplia experiencia en actividades de administración de fondos, en conducción de personal, conocimiento de las Normas Técnicas de Control que le compete y algún conocimiento de sistemas informáticos.
Aptitud en la capacidad organizativa, analítica, de razonamiento numérico, memoria visual, concentración, habilidad para percibir detalles importantes en material verbal o numérico, capacidad ejecutiva y responsabilidad.

6.3.10. TECNICO ADMINISTRATIVO I - TESORERIA
Depende del Jefe de Área.

Funciones:

Registrar la información proveniente de Tesorería .
Revisar los documentos sustentatorios de las O/S, O/C y planilla de viáticos.
Entregar la información de la declaración mensual de retenciones y contribuciones correspondiente a la planilla de personal activo y cesante a través del Programa de Declaración Telemática de Remuneraciones (PDT) a la Superintendencia de Administración Tributaria ( SUNAT) el mismo que deberá solicitar al Responsable de Planillas.
Emitir Constancias de Haberes y Descuentos – duplicado de Boletas de Pago solicitadas por el Usuario, en coordinación con el Técnico en Planillas.
Control de Licencias por salud.
Informe de los Recursos Directamente Recaudados de las Instituciones Educativas y la Sede UGEL.
Emitir Comprobantes de ingresos de caja..
Otras funciones que le asigne el Jefe del Área.

Perfil

Profesional Técnico en Contabilidad o Computación e Informática que incluya estudios relacionados con la especialidad requerida.
Experiencia en el área de la computación.
Tener experiencia en el manejo de Sistemas Informáticos
Aptitudes en destreza digital, capacidad de concentración y observación.
Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia.

6.3.11. DE LA SECRETARIA I
Depende del Jefe del Área

Funciones:

Recepciona, registra, clasifica y distribuye la documentación recibida y las genera al Área; prepara y descarga los que salen fuera de la misma.
Prepara la documentación para el despacho del Jefe del Área.
Realiza el seguimiento y control de la documentación que se tramita en el área, informando de lo actuado.
Llevar la agenda para el acuerdo de las normas específicas.
Coordinar la impresión de documentos y demás materiales que se elaboran en el área.
Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento de los bienes del área y lleva el inventario físico correspondiente.
Llevar el control y distribución de los materiales asignados al área.
Digitar, registrar y archivar la documentación que se requiera por el personal del área.
Orientar e informar al público usuario sobre la documentación que se encuentra en trámite en el área.
Participar en el requerimiento, almacenamiento y distribución de materiales y útiles de oficina.
Realiza otras funciones afines que le asigne el Jefe del Área.

Perfil

Título de Secretariado Ejecutivo, otorgado por un Instituto Superior Tecnológico autorizado de nivel superior..
Experiencia en labores propias del secretariado, labores administrativas de oficina y conducción de personal.
Contar con habilidades para percibir detalles importantes, para observar diferencias en el copiado y para las tareas administrativas, capacidad para atender simultáneamente varios objetos o asuntos específicos con eficiencia y cordialidad, sentido de colaboración y del orden, discreción y responsabilidad.

6.3.12. DEL TRABAJADOR DE SERVICIO II
Depende del Jefe del Área

Funciones:

Cumplir labores de portería y vigilancia del local de la Sede de la UGEL.
Controlar la salida e ingreso del personal y usuario de la Sede así como de materiales, muebles y enseres.
Labores de limpieza de las oficinas.
Verificar diariamente el estado de seguridad de los ambientes y del local, reportando sobre cualquier incidencia.
Realiza trabajos de almacenamiento, embalaje, transporte y distribución de materiales y útiles de oficina.
Apoyar en el transporte de muebles, equipos y enseres.
Apoyar las labores de artesanía e impresión de documentos.
Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Jefe del Área.

Perfil

Tener Instrucción Secundaria.
Experiencia en el área correspondiente.
Habilidad para el desempeño laboral, manual, buena salud, discreto, espíritu de colaboración y responsabilidad.
Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia.

UGEL HUARMEY-AGA

Gestión Administrativa

TUPA